# Das Kassenbuch im Gastronomiebetrieb

> Ein Kassenbuch hält jede Bareinnahme und Barausgabe fest, in zeitlicher Reihenfolge, jede Buchung mit ihrem Beleg. Das Obligationenrecht verlangt Vollständigkeit, Wahrheit und Systematik (Art. 957a OR), einen Beleg pro Buchung, eine nachvollziehbare Korrektur statt einer stillen Änderung, und zehn Jahre Aufbewahrung (Art. 958f OR).

**Quelle :** https://neucelle.ch/de-ch/kassenbuch-gastronomie  
**Langue :** de-CH  
**Aktualisiert :** 2026-08-29  
**Herausgeber :** Neucelle (https://neucelle.ch) — Software für die Barkasse in der Gastronomie

---

> **Kurze Antwort.** Ein **Kassenbuch** hält jede Bareinnahme und jede Barausgabe fest, in zeitlicher Reihenfolge und jede Buchung mit ihrem **Beleg**. Das Obligationenrecht verlangt, dass es **vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch** geführt wird (Art. 957a OR), dass jede Buchung sich auf einen Beleg stützt, dass eine Korrektur **nachvollziehbar** bleibt statt still zu geschehen, und dass Bücher und Belege **zehn Jahre** aufbewahrt werden (Art. 958f OR).

**Kurz gefasst**

- Das Kassenbuch wird vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch geführt (Art. 957a OR).
- Jede Buchung stützt sich auf einen Beleg (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR).
- Bücher und Belege werden zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR).
- Eine Buchung wird nicht stillschweigend korrigiert: die Änderung muss nachvollziehbar bleiben (Art. 3 GeBüV).

## Was in ein Kassenbuch gehört

Jede Bewegung, die Bargeld betrifft — und nur Bargeld. Was über die Karte läuft, gehört nicht hierher; was aus dem Tresor in die Kasse wandert, schon.

**Die Angaben, die eine Buchung tragen muss**

| Angabe | Warum sie verlangt wird |
| --- | --- |
| Datum | Die zeitliche Reihenfolge ist das, was ein Kassenbuch überhaupt prüfbar macht. |
| Betrag | In Franken und Rappen, so wie er tatsächlich geflossen ist. |
| Geschäftsvorfall | Wofür — in einem Satz, nicht als Kategorie allein. |
| Gegenpartei | Lieferant, Mitarbeitende, Bank: wer das Geld erhalten oder gegeben hat. |
| Beleg | Die Quittung, der Kassenzettel, die Rechnung. Ohne sie ist die Buchung eine Behauptung. |
| Saldo | Der laufende Bestand, damit ein Fehler am Tag seines Entstehens auffällt und nicht im März. |

## Der Beleg

Ein Beleg ist alles, was den Geschäftsvorfall nachweist (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR). In der Praxis: der Kassenzettel des Grosshändlers, die Quittung der Reinigungsfirma, die Rechnung des Handwerkers. Er wird zur Buchung gelegt, nicht in eine Schachtel — die Schachtel ist der Grund, weshalb im Januar niemand mehr weiss, wozu die 84 Franken vom 12. Oktober gehörten.

> **Der fehlende Beleg.** Ein Beleg, der nicht auffindbar ist, wird durch einen **Eigenbeleg** ersetzt: Datum, Betrag, Zweck, Gegenpartei, Unterschrift. Das ist eine Ausnahme und keine Methode — ein Kassenbuch, das überwiegend aus Eigenbelegen besteht, ist genau das Signal, das eine Prüfung auslöst.

## Korrigieren, nicht überschreiben

Eine bereits verbuchte Zeile wird nicht radiert und nicht überschrieben. Die Korrektur ist eine **neue Buchung**, die auf die alte verweist, mit Datum und Grund — im Papierbuch durchgestrichen und daneben neu geschrieben, in einer Software als verknüpfte Gegenbuchung. Art. 3 GeBüV verlangt, dass die Änderung nachvollziehbar bleibt; ein Kassenbuch, dessen Historie sich spurlos ändern lässt, beweist nichts.

## Der Kassensturz

1. **Zählen** — Das physisch vorhandene Bargeld, Note für Note, Münze für Münze.
2. **Vergleichen** — Gegen den Sollbestand: Anfangsbestand plus alle erfassten Bewegungen.
3. **Differenz begründen** — Jede Abweichung bekommt einen Grund — Wechselgeldfehler, fehlende Erfassung, Verlust. Eine unbegründete Differenz ist eine offene Frage, die später niemand mehr beantworten kann.
4. **Festhalten** — Zählung, Sollbestand, Differenz und Grund werden mit Datum abgelegt.

> **Ein Bestand unter null.** Eine physische Kasse kann nicht weniger als nichts enthalten. Ein Sollbestand, der auch nur einen Tag unter null fällt, beweist eine nicht erfasste Einnahme, eine doppelt erfasste Ausgabe oder ein falsches Datum. Es ist die erste Prüfung, die eine Treuhand macht.

## MWST im Kassenbuch

Der Steuersatz gehört zur Buchung und nicht ans Quartalsende. Er wird auf dem Beleg gewählt, während noch bekannt ist, worum es ging; Netto und Steuer werden getrennt festgehalten statt später aus einem Bruttobetrag rekonstruiert.

- **Normalsatz : 8.1 %** — Bewirtung vor Ort, alkoholische Getränke und die meisten Waren und Dienstleistungen.
- **Sondersatz : 3.8 %** — Beherbergung: Übernachtung mit Frühstück. Nicht die separat fakturierte Bewirtung.
- **reduzierter Satz : 2.6 %** — Lebensmittel, alkoholfreie Getränke und Take-away, sofern die Umsätze getrennt ausgewiesen werden.

## Aufbewahrung

Bücher und Belege werden **10 Jahre** aufbewahrt (Art. 958f OR), gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres. Elektronisch aufbewahrte Belege müssen während der ganzen Frist lesbar und unverändert bleiben — ein Foto auf einem Telefon, das in drei Jahren ersetzt wird, erfüllt das nicht.

## Woran ein Kassenbuch scheitert

- **Sammeln statt erfassen.** Die Belege liegen in einer Schachtel und werden im Januar sortiert. Bis dahin ist die Hälfte der Geschäftsvorfälle nicht mehr rekonstruierbar.
- **Ein Saldo, der gepflegt wird.** Sobald der Bestand ein Feld ist, das man anpassen kann, ist er keine Prüfung mehr, sondern eine Meinung.
- **Stille Korrekturen.** Eine Tabelle, in der eine Zeile spurlos geändert werden kann, beweist nichts — auch dann nicht, wenn nie jemand etwas geändert hat.
- **Vermischte Kassen.** Privatentnahmen und Betriebsausgaben in derselben Zeile sind die häufigste Beanstandung überhaupt.
- **Belege ohne Buchung.** Ein Stapel Quittungen ist keine Buchhaltung; er ist Material für eine.

**Ein Kassenbuch, das diese Regeln erzwingt** — Beleg an der Buchung, berechneter Bestand, Korrekturen als Gegenbuchung, Kassensturz mit Pflichtbegründung. 14 Tage kostenlos. [Kostenlos testen](https://neucelle.ch/signup)

**Quellen**
- [Obligationenrecht, Art. 957 ff.](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de)
- [GeBüV (SR 221.431)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/216/de)
- [ESTV — Schweizer Mehrwertsteuersätze](https://www.estv.admin.ch/de)

## Häufige Fragen

### Muss ein kleiner Betrieb überhaupt ein Kassenbuch führen?

Wer Bargeld entgegennimmt, muss die Bewegungen nachweisen können — die Form hängt von der Buchführungspflicht ab, die Nachweispflicht nicht. Ob Ihr Betrieb eine ordentliche Buchhaltung oder eine vereinfachte Aufstellung führt, klärt Ihre Treuhand; ein nachvollziehbares Kassenbuch braucht es in beiden Fällen.

### Reicht eine Excel-Tabelle?

Nur wenn sie nachweisen kann, dass sie nicht nachträglich geändert wurde — was eine gewöhnliche Tabelle nicht kann. Das ist kein Formalismus: eine Tabelle, deren Zeilen spurlos änderbar sind, beweist bei einer Prüfung nichts, auch wenn nie jemand etwas geändert hat.

### Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Elektronisch aufbewahrte Belege müssen während der ganzen Frist lesbar und unverändert bleiben.

### Was gilt bei einer Kassendifferenz?

Sie wird erfasst und begründet, nicht ausgeglichen. Eine Differenz, die im Kassenbuch nicht erscheint, ist eine Falschbuchung; eine begründete Differenz ist eine gewöhnliche Feststellung.

## Weiterlesen

- https://neucelle.ch/de-ch/kassenbuchung-korrigieren
- https://neucelle.ch/de-ch/kassenbuch-oder-kassensystem
- https://neucelle.ch/de-ch/mwst-gastronomie