# Comment enregistrer chaque mouvement de caisse d'un restaurant

> Chaque espèce qui entre ou sort d'une caisse est une écriture, avec un sens, une date, un montant, un motif et une pièce. Ce guide traite les douze cas qui reviennent dans un établissement HORECA — de l'achat fournisseur payé en billets au prélèvement privé du propriétaire — en donnant pour chacun le sens du mouvement et le justificatif qui le rend opposable.

**Source :** https://neucelle.ch/guides/mouvements-de-caisse  
**Langue :** fr-CH  
**Mise à jour :** 2026-08-30  
**Éditeur :** Neucelle (https://neucelle.ch) — logiciel de gestion de petite caisse pour la restauration

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> **Réponse courte.** Tout mouvement d'espèces s'enregistre avec cinq éléments : le **sens** (entrée ou sortie), la **date du mouvement réel**, le **montant**, le **motif** et la **pièce justificative**. Une entrée augmente le solde de la caisse, une sortie le diminue, et un déplacement entre deux caisses est les deux à la fois. Ce qui distingue les cas ci-dessous n'est pas la mécanique — elle est toujours la même — mais la pièce qui rend l'écriture opposable.

**En bref**

- Un **retrait bancaire** vers la caisse est une entrée ; un **versement** de la caisse vers la banque est une sortie. Les deux se retrouvent sur le relevé bancaire, ce qui les rend vérifiables.
- Une **avance** au personnel n'est pas une charge : c'est une sortie qui attend sa contrepartie, et le remboursement est l'entrée qui la solde.
- Un **prélèvement privé** du propriétaire est une sortie de caisse comme une autre — jamais une dépense de l'établissement.
- Une dépense en **devise étrangère** s'inscrit dans la monnaie de la caisse, au cours du jour du mouvement, avec le cours utilisé noté sur la pièce.
- Un mouvement se saisit **le jour où il a lieu**, pas le jour où l'on retrouve le ticket.

## Les sorties : dépenses et achats

C'est le cas le plus fréquent et celui qui produit le plus de dossiers incomplets, parce qu'il se passe pendant le service. La règle qui règle la question : la pièce se photographie **au moment du paiement**, pas en fin de mois — un ticket thermique de six semaines n'est souvent plus lisible, et un justificatif illisible ne justifie rien.

1. **Payer et récupérer la pièce** — Ticket, quittance ou facture. Sans pièce, la dépense s'enregistre quand même — voir le [guide des justificatifs](/guides/justificatif-conforme) — mais l'exception doit rester une exception.
2. **Photographier immédiatement** — L'image est rattachée à l'écriture, pas déposée dans un dossier partagé où personne ne la retrouvera.
3. **Saisir le montant TTC et le taux** — Le net et la TVA se déduisent du total ; voir le [calculateur](/outils/calculateur-tva-restauration). Le taux vient du ticket fournisseur, jamais d'une supposition.
4. **Nommer le motif, pas la catégorie** — « Réassort bière — Boissons SA » se relit dans six mois ; « divers » ne se relit pas.

> **Rattacher la pièce à la bonne écriture** est ce qui rend le dossier vérifiable. Une photo liée à l'écriture voyage avec elle jusque dans l'export ; une photo dans une galerie de téléphone est perdue au premier changement d'appareil.

## Les entrées : réapprovisionnement et encaissements

Une entrée augmente le solde. Les trois entrées normales d'une petite caisse sont un retrait bancaire, un réapprovisionnement à somme fixe et un apport du gérant ; toute autre entrée mérite une ligne de motif explicite.

**Entrées courantes et leur pièce**

| Mouvement | Sens | Pièce justificative |
| --- | --- | --- |
| Réapprovisionnement de la petite caisse | Entrée | Le justificatif du retrait, ou le décompte des dépenses remboursées |
| Retrait bancaire pour alimenter la caisse | Entrée | Le ticket de bancomat ou le relevé bancaire |
| Apport d'espèces par le gérant ou le propriétaire | Entrée | Une quittance interne datée et signée |
| Acompte ou réservation encaissé en espèces | Entrée | La quittance remise au client, avec son double |

Le **réapprovisionnement à somme fixe** mérite un mot : la caisse est ramenée à son montant de départ, et le montant remis doit être exactement égal au total des dépenses justifiées de la période. Si les deux ne correspondent pas, l'écart n'est pas à absorber dans le réapprovisionnement — c'est un [écart de caisse](/guides/ecart-de-caisse), et il se documente comme tel.

> Un acompte encaissé en espèces est une entrée réelle qui touche aussi la TVA sur le chiffre d'affaires. Le traitement TVA d'un acompte se décide avec la [fiduciaire](/glossaire/fiduciaire) ; ce guide ne traite que le mouvement d'espèces.

## Les mouvements entre la caisse et la banque

Ce sont les mouvements les plus faciles à vérifier, parce qu'ils laissent une trace des deux côtés. Ils sont aussi ceux que l'on oublie le plus souvent d'écrire, ce qui produit un solde théorique qui dérive sans cause apparente.

**Caisse ↔ banque**

| Situation | Sens dans la caisse | Contrepartie |
| --- | --- | --- |
| Retrait au bancomat pour alimenter la caisse | Entrée | Débit sur le relevé bancaire |
| Versement des recettes cash à la banque | Sortie | Crédit sur le relevé bancaire |
| Transfert entre deux caisses de l'établissement | Sortie de l'une, entrée de l'autre | Aucune — la contrepartie est l'autre registre |

Un versement à la banque n'est **pas** une dépense : le patrimoine de l'établissement n'a pas changé, l'argent a changé d'endroit. L'enregistrer comme une charge fausse à la fois le résultat et le solde.

## Avances, remboursements et prélèvements privés

Trois mouvements que la conversation courante appelle « je me suis servi dans la caisse », et qui sont trois choses différentes en comptabilité.

1. **Avance en espèces à un employé** — Sortie de caisse, avec une quittance datée et signée par la personne qui reçoit l'argent. Ce n'est pas une charge de salaire tant qu'elle n'a pas été soldée : c'est une créance de l'établissement.
2. **Remboursement d'une dépense payée par un collaborateur** — Sortie de caisse, avec **la pièce de la dépense d'origine** — c'est elle qui justifie le montant, pas le remboursement. La quittance de remboursement s'y ajoute, elle ne la remplace pas.
3. **Apport d'argent par le gérant** — Entrée de caisse, avec une quittance interne. Si l'apport est destiné à être rendu, il faut qu'il soit visible comme tel — sinon il devient indistinguable d'une recette.
4. **Prélèvement privé du propriétaire** — Sortie de caisse, motif « prélèvement privé », jamais une dépense de l'établissement. C'est le point où une caisse d'indépendant se met le plus souvent en défaut : l'argent sort réellement, donc l'écriture doit exister, même si elle n'est pas une charge.

> Une sortie non enregistrée parce qu'« elle n'est pas une dépense de l'entreprise » est la première cause d'un [solde théorique](/glossaire/solde-theorique) supérieur au comptage réel. Le sens comptable n'a rien à voir avec la question de savoir si l'argent a quitté le tiroir.

## Pourboires en espèces

Un pourboire ne touche le livre de caisse que s'il **transite par la caisse**. Un pourboire remis de la main à la main à un serveur n'entre jamais dans le tiroir et n'a rien à y faire ; un pourboire déposé dans la caisse puis redistribué est une entrée puis une sortie, chacune écrite.

- **De la main à la main** : aucun mouvement de caisse. Le traitement social et fiscal relève de la fiche de salaire, pas du livre de caisse.
- **Déposé en caisse, redistribué plus tard** : une entrée à la réception, une sortie à la distribution, avec le décompte de répartition comme pièce.
- **Conservé par l'établissement** : c'est un produit, et il ne se traite pas dans un guide de tenue de caisse — la question se pose à la fiduciaire.

Le traitement TVA des pourboires est une question distincte, tranchée par l'AFC et non par la tenue de caisse. Un pourboire véritablement facultatif, laissé à l'initiative du client, ne relève pas du même régime qu'un supplément de service porté sur l'addition. En cas de doute sur un cas concret, la réponse se prend auprès de l'[AFC](https://www.estv.admin.ch/fr) ou de la fiduciaire.

## Dépenses en devise étrangère

Une caisse tenue en francs enregistre en francs. Une dépense payée en euros s'inscrit donc convertie, au cours du jour du mouvement, et le cours retenu se note sur la pièce — c'est ce qui rend la conversion vérifiable des années plus tard, quand plus personne ne se souvient du cours de ce jour-là.

1. **Noter le montant d'origine et sa devise** — Il figure sur le ticket ; il ne doit pas disparaître dans la conversion.
2. **Convertir au cours du jour du mouvement** — Pas au cours du jour de la saisie, ni à un cours moyen mensuel choisi après coup.
3. **Écrire le cours utilisé** — Dans le motif ou sur la pièce. Un montant converti sans son cours est un montant qu'on ne peut pas recalculer.
4. **Enregistrer le montant en monnaie de caisse** — C'est lui qui bouge le solde, puisque c'est lui qui correspond aux espèces sorties du tiroir.

> Une caisse physique qui contient réellement des euros est une caisse distincte, tenue en euros, avec son propre solde — pas une ligne en devise dans la caisse en francs.

**Sources**
- [Code des obligations (RS 220), art. 957a — tenue régulière et pièces](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/fr)
- [LTVA (RS 641.20)](https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2009/615/fr)
- [AFC — Administration fédérale des contributions](https://www.estv.admin.ch/fr)

**Chaque mouvement saisi en trente secondes** — Photo du ticket, montant, motif, taux : l'écriture est complète au moment où elle est passée, et le solde suit. [Créer un compte](https://neucelle.ch/signup)

## Questions fréquentes

### Un versement de la caisse à la banque est-il une dépense ?

Non. L'argent change d'endroit sans quitter l'entreprise : c'est une sortie de caisse avec une contrepartie bancaire, pas une charge. L'enregistrer comme une dépense fausse à la fois le solde et le résultat.

### Comment enregistrer un prélèvement privé dans la caisse ?

Comme une sortie de caisse au motif « prélèvement privé ». Elle n'est pas une charge de l'établissement, mais l'argent a réellement quitté le tiroir, donc l'écriture doit exister — sinon le solde théorique dépasse le comptage.

### Faut-il enregistrer les pourboires dans le livre de caisse ?

Uniquement s'ils transitent par la caisse. Un pourboire remis directement au personnel n'entre pas dans le tiroir et n'a rien à faire dans le livre ; un pourboire déposé puis redistribué est une entrée puis une sortie.

### À quel cours convertir une dépense payée en euros ?

Au cours du jour du mouvement, en notant le cours retenu sur la pièce. C'est ce qui permet de recalculer le montant des années plus tard.

## À lire ensuite

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