Eine Kassenbuchung korrigieren: Storno und Prüfpfad

Warum eine freigegebene Buchung unantastbar ist

Das Obligationenrecht verlangt eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Buchführung (Art. 957a OR), und die GeBüV ergänzt, dass bei elektronisch geführten Büchern jede Änderung nachvollziehbar bleiben muss. Zusammen ergibt das eine schlichte Konsequenz für die Praxis: die Vergangenheit ist nicht änderbar.

Das ist keine Schikane. Eine Kasse, deren Buchungen sich nachträglich überschreiben lassen, beweist nichts: jeder Bestand liesse sich rückwirkend richtig machen, also sagt ein richtiger Bestand nichts mehr aus. Der Wert eines Kassenbuchs hängt vollständig daran, dass man es nicht umschreiben kann.

Das Vorgehen: aufheben, dann neu erfassen

1. 1Die fehlerhafte Buchung bestimmenÜber Datum, Betrag und Text. Nicht «zum Schauen» öffnen: in einem sauber geführten Kassenbuch ist sie ohnehin nicht editierbar.
2. 2Das Storno buchenEine betragsgleiche Gegenbuchung, deren Text die aufgehobene Buchung und den Grund nennt. «Korrektur» ist kein Grund; «Betrag 48.50 statt 45.80 erfasst» ist einer.
3. 3Die richtige Buchung erfassenMit dem korrekten Wert, dem richtigen Bewegungsdatum und demselben Beleg wie das Original — es ist dieselbe tatsächliche Ausgabe.
4. 4Den Bestand prüfenNach den drei Buchungen muss der rechnerische Bestand dem entsprechen, was tatsächlich in der Kasse liegt. Wenn nicht, war der Fehler ein anderer als angenommen.

Einen falschen MWST-Satz korrigieren

Ein falscher Satz ist keine Kleinigkeit: er verändert die abziehbare Vorsteuer und wirkt bis in die Abrechnung hinein. Korrigiert wird er genau wie ein falscher Betrag — aufheben und neu erfassen — denn den Satz einer freigegebenen Buchung zu überschreiben hiesse, eine bereits eingereichte Grundlage umzuschreiben.

1. 1Den Satz auf dem Beleg prüfenDer Satz stammt vom Lieferantenbeleg, nicht von der Ausgabenkategorie. Ein Beleg kann zwei Sätze zugleich enthalten.
2. 2Die ganze Buchung stornierenNicht «die MWST» separat: falsch ist die Buchung, mit Betrag und Satz.
3. 3Zum richtigen Satz neu erfassenSiehe MWST in der Gastronomie für die Zuordnung des Satzes.
4. 4Melden, wenn die Abrechnung weg istIst die Periode bereits abgerechnet, gehört die Korrektur in eine Berichtigungsabrechnung und wird mit der Treuhand oder der ESTV geregelt — nicht allein im Kassenbuch.

Der doppelt erfasste Beleg

Derselbe Beleg zweimal erfasst erzeugt eine Ausgabe, die es nie gegeben hat: der rechnerische Bestand sinkt unter den tatsächlichen, und die Vorsteuer ist überhöht. Es ist der häufigste Fehler in Betrieben, in denen mehrere Personen erfassen — und er ist maschinell auffindbar.

1. 1Prüfen, ob es wirklich eine Dublette istGleicher Lieferant, gleicher Betrag, gleiches Datum und derselbe Beleg. Zwei Kaffees zu 4.50 am selben Tag sind keine Dublette; zweimal dasselbe Foto schon.
2. 2Die zweite Erfassung stornierenDie überzählige, nicht das Original — damit der Beleg an der Buchung hängen bleibt, die ihn von Anfang an trägt.
3. 3Den Grund festhalten«Dublette der Buchung vom 12.03.»: die nächste Durchsicht versteht das Storno, ohne nachforschen zu müssen.

In Neucelle löst ein Beleg, dessen Dateiprüfsumme im Betrieb bereits vorhanden ist, beim Hochladen einen Hinweis aus. Er weist hin, blockiert nicht und löscht nichts: eine automatisch erkannte Dublette kann berechtigt sein — zwei identische Fotos eines echten Belegs — und die Entscheidung bleibt beim Menschen. Siehe Sicherheit.

Was der Prüfpfad behält

Eine saubere Korrektur hinterlässt mehr Spuren als eine gewöhnliche Erfassung, und das ist gewollt: eine Prüfung sucht keine fehlerfreie Buchhaltung — die gibt es nicht — sondern eine, deren Fehler sichtbar und erklärt sind.

• Die ursprüngliche Buchung, unverändert, mit Datum, Betrag und Beleg.
• Das Storno, mit Begründung und Verweis auf die aufgehobene Buchung.
• Die richtige Buchung, mit demselben Beleg wie das Original.
• Den Eintrag im Audit-Protokoll: wer korrigiert hat, wann, und an welcher Buchung — siehe protokollierte Handlungen.