Ce que la loi demande vraiment
Les obligations tiennent en trois articles du Code des obligations, et aucun ne parle de logiciel : ils parlent de propriétés que vos enregistrements doivent avoir.
- Art. 957 CO — qui doit tenir quoi. Au-delà de 500 000 francs de chiffre d'affaires annuel, comptabilité en la forme commerciale. En dessous, une entreprise individuelle ou une société de personnes peut se limiter à une comptabilité simplifiée des recettes, des dépenses et du patrimoine — ce qui ne dispense de rien de ce qui suit.
- Art. 957a CO — comment. Intégralité, exactitude, saisie systématique et chronologique, justification par pièces, clarté, et une piste qui permet de remonter de la pièce à l'écriture et de l'écriture à la pièce.
- Art. 958f CO — combien de temps. Livres, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision : dix ans. La conservation électronique est admise si l'intégrité et la lisibilité sont garanties pendant toute la durée (Olico).
Les cinq propriétés d'un livre de caisse qui tient
- 1Chaque mouvement est enregistré, y compris le petitLes 4 francs de pain et les 12 francs de timbres comptent autant que la facture du grossiste. L'intégralité n'est pas une question de matérialité : c'est ce qui rend le solde vérifiable.
- 2Chaque écriture porte sa pièceUn ticket, une quittance, une facture. Sans pièce, l'écriture n'est pas justifiée — et la dépense risque d'être requalifiée en prélèvement privé.
- 3L'ordre chronologique est respectéUne saisie du 3 ne s'intercale pas entre celles du 12 et du 13. C'est ce qui rend le solde reconstituable à n'importe quelle date.
- 4Le solde est calculé, jamais saisiSolde d'ouverture, plus les entrées, moins les sorties. Un solde qu'on écrit à la main est un solde qu'on peut faire mentir sans s'en apercevoir.
- 5Les corrections s'ajoutent au lieu d'effacerUne erreur constatée après coup se corrige par une écriture liée, datée, motivée. Effacer ou réécrire une écriture validée, c'est perdre la piste d'audit que l'art. 957a CO demande.
Le solde négatif : l'erreur qui saute aux yeux d'un contrôleur
Une caisse physique ne peut pas contenir moins que rien. Un livre de caisse dont le solde théorique passe sous zéro, même une journée, démontre soit une recette non enregistrée, soit une dépense saisie deux fois, soit une date fausse. C'est le premier contrôle que fait une fiduciaire, et souvent le premier que fait l'AFC.
Papier, tableur ou logiciel
| Cahier papier | Tableur | Logiciel de caisse | |
|---|---|---|---|
| Chronologie garantie | Oui, par construction | Non — une ligne s'insère n'importe où | Oui, horodatage à la saisie |
| Pièce liée à l'écriture | Classeur séparé | Un dossier de photos à côté | Attachée à l'écriture |
| Solde recalculé | À la main | Formule, si personne ne l'écrase | Toujours, depuis l'ouverture |
| Corrections tracées | Rature | Écrasement silencieux | Écriture de correction liée |
| Conservation 10 ans | Boîte d'archives | Fichier qu'il faut retrouver | Intégrité et lisibilité assurées |
Comment Neucelle applique ces règles
- Le solde est toujours recalculé depuis le solde d'ouverture et la somme des mouvements validés. Il n'existe nulle part comme nombre modifiable.
- Annuler une écriture déjà validée ne la supprime pas : Neucelle crée un mouvement de correction lié, daté et motivé.
- Chaque justificatif est rattaché à son écriture, avec détection des doublons par empreinte exacte — signalés, jamais supprimés d'office.
- Chaque action sensible laisse une entrée dans le journal d'audit.
- Le bouclement compare le solde théorique au comptage réel et exige un motif dès qu'ils diffèrent.
Un livre de caisse qui se tient tout seul
Solde recalculé, corrections tracées, justificatifs attachés. Essai gratuit, sans carte bancaire.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver un livre de caisse en Suisse ?
Dix ans, comme les pièces comptables qui le justifient (art. 958f CO). La forme électronique est admise si l'intégrité et la lisibilité sont garanties pendant toute la durée.
Un tableur Excel est-il admis comme livre de caisse ?
Rien ne l'interdit, mais un tableur ne garantit ni la chronologie ni la traçabilité des corrections : une ligne s'insère, s'écrase et se supprime sans laisser de trace. C'est le support, pas le principe, qui pose problème.
Peut-on corriger une écriture de caisse déjà validée ?
Pas en la modifiant. On enregistre une écriture de correction liée à l'originale, datée et motivée, de sorte que les deux restent visibles.
Faut-il un justificatif pour une dépense de quelques francs ?
Oui. Le montant ne dispense pas de la pièce ; c'est elle qui justifie l'écriture et permet, le cas échéant, de récupérer l'impôt préalable.