Diagnostic
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En bref
- Le point qui fait échouer le plus de dossiers n'est pas un justificatif manquant : c'est un mouvement caisse ↔ banque non enregistré.
- Un solde négatif est toujours une erreur de tenue, jamais un état possible d'un tiroir.
- Une période jamais clôturée reste modifiable, donc invérifiable.
- Les pièces manquantes se retrouvent en trois jours, presque jamais en trois mois : le contrôle se fait avant la fin du mois.
- Un dossier propre n'est pas un dossier sans correction — c'est un dossier où les corrections sont visibles.
Comment se servir de cette liste
Elle se parcourt en une fois, dans l'ordre, avant de transmettre le mois. Un « non » n'est pas une faute à cacher : c'est le point à corriger avant l'envoi, et la plupart se corrigent en quelques minutes tant que le mois est récent.
- 1Passer les sept sections dans l'ordreOuverture, Transactions, Justificatifs, Corrections, Solde, Bouclement, Export — l'ordre suit la vie d'une écriture, de l'ouverture de la caisse à l'envoi du dossier.
- 2Traiter les « non » avant l'envoiChaque point indique ce qu'un « non » coûte, ce qui permet de trier ce qui bloque et ce qui peut attendre.
- 3Si c'est la première caisseCommencer par la section Ouverture seule : fonds de caisse fixé, compté, enregistré, et un registre par caisse physique. Le reste découle.
- 4TransmettreL'export part avec ses pièces et son récapitulatif — voir l'exemple d'export.
Ouverture et périmètre
- Le solde d'ouverture de la période est celui de la clôture précédente.
- Une reprise à zéro rend le solde non reconstituable d'une période à l'autre.
- Le fonds de caisse est fixé, compté et enregistré une fois.
- Sans montant de référence, aucun comptage ne peut être qualifié de juste ou de faux.
- Chaque caisse physique a son propre registre et son propre solde.
- Deux caisses fusionnées produisent un solde qu'aucun comptage ne vérifie.
Saisie des mouvements
- Les écritures sont saisies le jour du mouvement, pas en fin de semaine.
- Un ticket thermique de six jours est souvent déjà illisible, et le motif est oublié.
- Les entrées comme les sorties sont enregistrées, y compris celles qui ne sont pas des charges.
- Un prélèvement privé non écrit fait diverger le solde théorique du comptage.
- Chaque écriture porte un motif relisible dans six mois.
- « Divers » ne permet ni le contrôle, ni l'imputation comptable.
- Les mouvements caisse ↔ banque sont enregistrés des deux côtés.
- C'est la cause la plus fréquente d'un solde qui dérive sans raison apparente.
Le détail de chaque type de mouvement est dans le guide des mouvements de caisse.
Justificatifs et pièces manquantes
- Chaque sortie a sa pièce, photographiée au moment de la dépense.
- L'article 957a CO fonde chaque écriture sur une pièce justificative.
- Les pièces sont lisibles et rattachées à leur écriture, pas à un dossier partagé.
- Une image que l'on ne peut plus relier à une écriture ne justifie plus rien.
- Aucun justificatif n'est comptabilisé deux fois.
- Un doublon crée une dépense fictive et surévalue l'impôt préalable.
- Les écritures sans pièce sont identifiées avant la fin du mois.
- Une pièce se retrouve en trois jours ; elle ne se retrouve plus en trois mois.
Corrections
- Aucune écriture validée n'a été modifiée ni supprimée.
- L'Olico exige que toute modification reste identifiable.
- Les corrections passent par une écriture inverse motivée.
- C'est la seule correction qui laisse la trace de ce qui était écrit avant.
- Les taux de TVA saisis proviennent des pièces, pas d'une habitude.
- Un taux erroné se propage jusque dans le décompte TVA.
Solde et comptage
- La caisse est comptée physiquement à chaque clôture.
- Sans comptage, le solde théorique n'est comparé à rien.
- Chaque écart entre comptage et solde théorique est documenté.
- Un écart absorbé en silence est une écriture fausse ajoutée à une erreur.
- Le solde n'est jamais passé sous zéro.
- Une caisse ne peut pas contenir moins que rien : un solde négatif signale une écriture manquante ou fausse.
Pour chiffrer un écart et savoir comment le documenter, le simulateur d'écart de caisse fait le calcul et donne la marche à suivre.
Bouclement et export
- La période est clôturée sur un solde compté et arrêté.
- Une période jamais close reste modifiable, donc invérifiable.
- Les écritures ont été revues par quelqu'un qui ne les a pas saisies.
- Saisir et valider séparément est le contrôle interne le moins coûteux qui existe.
- L'export du mois part avec ses justificatifs, pas seulement le tableau.
- Le lien entre l'écriture et sa pièce est ce que le contrôle demande.
- Le récapitulatif de TVA par taux accompagne l'export.
- C'est le tableau que la fiduciaire reconstruit à la main quand il manque.
La moitié de cette liste, automatiquement
Solde recalculé, pièces manquantes signalées, corrections tracées, export complet.
Questions fréquentes
Comment savoir si ma caisse est prête pour ma fiduciaire ?
En vérifiant sept familles de points : reprise du solde d'ouverture, saisie complète dans les deux sens, justificatifs rattachés et lisibles, aucune écriture validée retouchée, comptage comparé au solde théorique, période close, export accompagné de ses pièces.
Comment repérer les justificatifs manquants avant la fin du mois ?
En contrôlant les écritures qui n'ont pas de pièce attachée pendant que le mois est encore récent. Une pièce se retrouve en trois jours auprès du fournisseur ; elle ne se retrouve presque jamais en trois mois.
Que faire si un point de la checklist ne passe pas ?
Le corriger avant l'envoi. Chaque point indique ce que coûte un « non », ce qui permet de distinguer ce qui bloque la transmission de ce qui peut attendre le mois suivant.
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