Comment enregistrer chaque mouvement de caisse d'un restaurant

Les sorties : dépenses et achats

C'est le cas le plus fréquent et celui qui produit le plus de dossiers incomplets, parce qu'il se passe pendant le service. La règle qui règle la question : la pièce se photographie au moment du paiement, pas en fin de mois — un ticket thermique de six semaines n'est souvent plus lisible, et un justificatif illisible ne justifie rien.

1. 1Payer et récupérer la pièceTicket, quittance ou facture. Sans pièce, la dépense s'enregistre quand même — voir le guide des justificatifs — mais l'exception doit rester une exception.
2. 2Photographier immédiatementL'image est rattachée à l'écriture, pas déposée dans un dossier partagé où personne ne la retrouvera.
3. 3Saisir le montant TTC et le tauxLe net et la TVA se déduisent du total ; voir le calculateur. Le taux vient du ticket fournisseur, jamais d'une supposition.
4. 4Nommer le motif, pas la catégorie« Réassort bière — Boissons SA » se relit dans six mois ; « divers » ne se relit pas.

Les entrées : réapprovisionnement et encaissements

Une entrée augmente le solde. Les trois entrées normales d'une petite caisse sont un retrait bancaire, un réapprovisionnement à somme fixe et un apport du gérant ; toute autre entrée mérite une ligne de motif explicite.

Le réapprovisionnement à somme fixe mérite un mot : la caisse est ramenée à son montant de départ, et le montant remis doit être exactement égal au total des dépenses justifiées de la période. Si les deux ne correspondent pas, l'écart n'est pas à absorber dans le réapprovisionnement — c'est un écart de caisse, et il se documente comme tel.

Les mouvements entre la caisse et la banque

Ce sont les mouvements les plus faciles à vérifier, parce qu'ils laissent une trace des deux côtés. Ils sont aussi ceux que l'on oublie le plus souvent d'écrire, ce qui produit un solde théorique qui dérive sans cause apparente.

Un versement à la banque n'est pas une dépense : le patrimoine de l'établissement n'a pas changé, l'argent a changé d'endroit. L'enregistrer comme une charge fausse à la fois le résultat et le solde.

Avances, remboursements et prélèvements privés

Trois mouvements que la conversation courante appelle « je me suis servi dans la caisse », et qui sont trois choses différentes en comptabilité.

1. 1Avance en espèces à un employéSortie de caisse, avec une quittance datée et signée par la personne qui reçoit l'argent. Ce n'est pas une charge de salaire tant qu'elle n'a pas été soldée : c'est une créance de l'établissement.
2. 2Remboursement d'une dépense payée par un collaborateurSortie de caisse, avec la pièce de la dépense d'origine — c'est elle qui justifie le montant, pas le remboursement. La quittance de remboursement s'y ajoute, elle ne la remplace pas.
3. 3Apport d'argent par le gérantEntrée de caisse, avec une quittance interne. Si l'apport est destiné à être rendu, il faut qu'il soit visible comme tel — sinon il devient indistinguable d'une recette.
4. 4Prélèvement privé du propriétaireSortie de caisse, motif « prélèvement privé », jamais une dépense de l'établissement. C'est le point où une caisse d'indépendant se met le plus souvent en défaut : l'argent sort réellement, donc l'écriture doit exister, même si elle n'est pas une charge.

Pourboires en espèces

Un pourboire ne touche le livre de caisse que s'il transite par la caisse. Un pourboire remis de la main à la main à un serveur n'entre jamais dans le tiroir et n'a rien à y faire ; un pourboire déposé dans la caisse puis redistribué est une entrée puis une sortie, chacune écrite.

• De la main à la main : aucun mouvement de caisse. Le traitement social et fiscal relève de la fiche de salaire, pas du livre de caisse.
• Déposé en caisse, redistribué plus tard : une entrée à la réception, une sortie à la distribution, avec le décompte de répartition comme pièce.
• Conservé par l'établissement : c'est un produit, et il ne se traite pas dans un guide de tenue de caisse — la question se pose à la fiduciaire.

Le traitement TVA des pourboires est une question distincte, tranchée par l'AFC et non par la tenue de caisse. Un pourboire véritablement facultatif, laissé à l'initiative du client, ne relève pas du même régime qu'un supplément de service porté sur l'addition. En cas de doute sur un cas concret, la réponse se prend auprès de l'AFC ou de la fiduciaire.

Dépenses en devise étrangère

Une caisse tenue en francs enregistre en francs. Une dépense payée en euros s'inscrit donc convertie, au cours du jour du mouvement, et le cours retenu se note sur la pièce — c'est ce qui rend la conversion vérifiable des années plus tard, quand plus personne ne se souvient du cours de ce jour-là.

1. 1Noter le montant d'origine et sa deviseIl figure sur le ticket ; il ne doit pas disparaître dans la conversion.
2. 2Convertir au cours du jour du mouvementPas au cours du jour de la saisie, ni à un cours moyen mensuel choisi après coup.
3. 3Écrire le cours utiliséDans le motif ou sur la pièce. Un montant converti sans son cours est un montant qu'on ne peut pas recalculer.
4. 4Enregistrer le montant en monnaie de caisseC'est lui qui bouge le solde, puisque c'est lui qui correspond aux espèces sorties du tiroir.