En bref
- Le POS regarde les recettes, le logiciel de petite caisse regarde les dépenses et le solde.
- Un rapport Z est un résumé de ventes, pas un livre de caisse : il ne contient ni les sorties, ni les justificatifs, ni le solde d'espèces.
- Neucelle ne se connecte pas au POS aujourd'hui, et les recettes s'y reportent comme des entrées de caisse.
- Un établissement sans vente au comptant — sur réservation, en facturation — peut n'avoir que le second.
- Aucun des deux ne tient la comptabilité générale : c'est un troisième métier.
La frontière, en une phrase
Le POS répond à « combien a-t-on vendu ce soir ? ». Le logiciel de petite caisse répond à « où est passé l'argent du tiroir, et le solde tombe-t-il juste ? ». Ce sont deux questions dont les réponses n'ont ni la même source, ni le même destinataire.
| Caisse enregistreuse / POS | Logiciel de petite caisse | |
|---|---|---|
| Objet | Encaisser les ventes | Suivre les dépenses en espèces |
| Sens des mouvements | Entrées, côté recettes | Sorties surtout, et les entrées qui alimentent la caisse |
| Document produit | Ticket client, rapport Z | Livre de caisse, export pour la fiduciaire |
| Justificatifs | Non — il les émet, il ne les collecte pas | Oui, rattachés à chaque écriture |
| Solde d'espèces | Le tiroir du terminal | Le solde de la caisse, recalculé à chaque écriture |
| Matériel | Terminal, tiroir, imprimante | Aucun — un navigateur |
| Destinataire | Le service, puis la comptabilité des recettes | La fiduciaire, et un contrôle |
Rapport Z et livre de caisse
C'est la confusion la plus coûteuse, parce qu'elle donne l'impression que l'obligation est remplie alors qu'elle ne l'est pas. Un rapport Z est un résumé des ventes d'une période, produit par le terminal. Un livre de caisse est le registre chronologique des mouvements d'espèces, avec un solde. Les deux ne contiennent pas la même chose.
| Élément | Rapport Z | Livre de caisse |
|---|---|---|
| Total des ventes de la période | Oui | Non — seulement ce qui entre en espèces |
| Ventilation par taux de TVA sur les ventes | En général oui | Sur les dépenses, pas sur les ventes |
| Sorties d'espèces (achats, avances, prélèvements) | Non | Oui |
| Justificatifs des dépenses | Non | Oui |
| Solde d'espèces après chaque mouvement | Non | Oui |
| Trace des corrections | Selon le terminal | Oui, par contre-passation |
Un rapport Z est donc une pièce qui alimente le livre de caisse — l'entrée « recettes du service » s'appuie sur lui — et non un substitut. Voir les propriétés d'un livre de caisse et l'obligation qui les fonde (art. 957a CO).
Si l'on a déjà un POS
Neucelle ne se connecte pas aujourd'hui aux caisses enregistreuses ni aux POS : il n'existe pas d'intégration POS, et aucune n'est annoncée — voir le statut du produit. Ce n'est pas un obstacle en pratique, parce que ce qui doit passer d'un système à l'autre est peu de chose.
- 1Le POS garde les ventesRien à changer : le terminal continue d'encaisser et de produire son rapport Z.
- 2La recette en espèces devient une entréeUne écriture d'entrée par service ou par jour, appuyée sur le rapport Z, qui sert de pièce.
- 3Les dépenses vivent dans NeucelleChaque sortie avec sa photo, saisie au moment de la dépense — voir le guide des mouvements.
- 4Le solde se compare au comptageUne seule vérification en fin de service, sur un solde qui tient compte des deux sens.
| Ce que vous cherchez à faire | L'outil adapté |
|---|---|
| Encaisser les ventes du service | Une caisse enregistreuse ou un POS |
| Suivre la petite caisse et ses justificatifs | Neucelle |
| Ne stocker que des photos de tickets | Une application de scan de reçus |
| Tenir un livre de caisse à la main | Un tableur — dans ses limites |
| Tenir le grand livre et boucler l'exercice | Un logiciel comptable, ou la fiduciaire |
Le POS encaisse, Neucelle explique le solde
Gardez votre caisse enregistreuse. Ajoutez le registre qui manque à votre fiduciaire.
Questions fréquentes
Neucelle remplace-t-il une caisse enregistreuse ?
Non. Une caisse enregistreuse encaisse les ventes et imprime les tickets clients ; Neucelle enregistre les dépenses en espèces et leurs justificatifs, et tient le solde de la caisse. Un établissement qui vend au comptant a besoin des deux.
Un rapport Z suffit-il comme livre de caisse ?
Non. Un rapport Z résume les ventes ; il ne contient ni les sorties d'espèces, ni les justificatifs des dépenses, ni le solde de la caisse après chaque mouvement. Il est une pièce du livre de caisse, pas un substitut.
Neucelle s'intègre-t-il à mon POS ?
Pas aujourd'hui, et aucune intégration POS n'est annoncée. En pratique, la recette en espèces du service s'enregistre comme une entrée appuyée sur le rapport Z.